Budget für die Website planen: Posten und Laufzeit

Die Posten einer Website

Der erste Posten ist die Erstellung selbst. Bei ARENJA ist sie ein Festpreis für eine Website mit bis zu fünf oder bis zu zwölf Seiten, und nur sie lässt sich in Raten zahlen; bei Unternehmen kann der Gesamtbetrag in Raten einen Teilzahlungsaufschlag enthalten, der im Zahlungsplan des Angebots steht. Was darin steckt und was nicht, steht in der Leistungsbeschreibung des Angebots; lesen Sie besonders die Zeile „Nicht enthalten“.

Bei beiden Websites sind Hosting, Domain, Wartung, Bildmaterial und Rechtstexte nicht im Festpreis enthalten, bei der kleineren außerdem Mehrsprachigkeit, bei der größeren die Lizenzkosten für Erweiterungen und die Texte. Bei der kleineren schreibt ARENJA die Texte nach einem Gespräch mit Ihnen. Für jeden dieser Posten brauchen Sie also eine eigene Lösung und gegebenenfalls ein eigenes Budget.

Planen Sie bei den Bildern auch die Rechte ein. Das Recht, ein Werk wie ein Foto im Internet öffentlich zugänglich zu machen, steht nach §§ 15 und 19a UrhG dem Urheber zu. Für Fotos, die Sie nicht selbst gemacht haben, brauchen Sie deshalb eine Erlaubnis, die genau diese Nutzung abdeckt, etwa eine Lizenz oder die Zusage der Fotografin. Eigene Fotos vom Betrieb oder vom Vereinsleben sparen diesen Posten, kosten aber Zeit.

Raten und laufende Kosten zusammen rechnen

Für Ihre Monatsplanung zählt nicht die einzelne Rate, sondern die Summe aller Zahlungen, die gleichzeitig laufen. Solange Raten fällig sind, kommen Hosting und Wartung dazu, wenn Sie sie vereinbart haben. Nach der letzten Rate bleiben nur noch die laufenden Verträge.

Hosting und Wartung haben bei ARENJA ihre eigene Laufzeit, die im Angebot steht. Bei Unternehmen ist das je nach Angebot eine Mindestlaufzeit, nach der sich der Vertrag um feste Zeiträume verlängert oder unbefristet weiterläuft, oder ein unbefristeter Vertrag ohne Mindestlaufzeit; die Kündigungsfrist nennt das Angebot. Bei Vereinen beträgt eine Mindestlaufzeit höchstens 24 Monate; danach, oder ohne Mindestlaufzeit jederzeit, können sie mit einem Monat Frist kündigen. Gekündigt wird in Textform; die Vergütung ist monatlich im Voraus fällig. Tragen Sie diese Termine neben den Raten in Ihre Planung ein.

Rechnen Sie auch mit Änderungen nach dem Start. Was nach der Freigabe einer Stufe oder nach der Abnahme dazukommt, berechnet ARENJA nach Aufwand, sofern es kein Vertrag abdeckt. Die Wartung Premium enthält bis zu 30 Minuten je Kalendermonat für kleinere inhaltliche Änderungen; bei Unternehmen verfallen nicht genutzte Minuten am Monatsende, für Vereine regelt der Vertrag das gesondert. Wer regelmäßig kleine Änderungen erwartet, vergleicht deshalb beide Wege im Angebot.

Laufzeit und Liquidität

Eine längere Laufzeit verteilt denselben Gesamtbetrag auf mehr Monate; eine kürzere bindet Ihr Budget für einen kürzeren Zeitraum. Welche Variante passt, hängt davon ab, wie gleichmäßig bei Ihnen Geld hereinkommt und welche anderen Verpflichtungen in denselben Monaten fällig werden.

Ohne vereinbarte Anzahlung zahlen Sie bei ARENJA vor der Abnahme nichts; die erste Rate kommt frühestens 14 Tage nach der Rechnung über den Gesamtbetrag. Weil der Zeitpunkt der Abnahme auch davon abhängt, wann Sie Ihre Inhalte liefern, planen Sie den Beginn der Raten nicht auf einen festen Monat, sondern mit etwas Spielraum.

Im Verein: Beschluss und Haushalt

Einen Verein vertritt der Vorstand (§ 26 BGB); die Satzung kann seine Vertretungsmacht mit Wirkung gegen Dritte beschränken. Angelegenheiten, die nicht der Vorstand oder ein anderes Vereinsorgan zu besorgen hat, entscheidet die Mitgliederversammlung durch Beschluss (§ 32 BGB). Prüfen Sie deshalb vor der Anfrage, wer im Verein über eine Ausgabe dieser Art entscheidet.

Ein Ratenkauf bindet den Verein über die gesamte Laufzeit. Sieht Ihre Satzung einen Haushaltsplan vor, nehmen Sie die Raten für jedes Jahr der Laufzeit auf, ebenso Hosting und Wartung, wenn Sie sie vereinbaren. Bei ARENJA zahlen Vereine ohne Anzahlung; ihre Raten beginnen mit der Abnahme.

Steuern: mit der Steuerberatung klären

Wie die Website in Ihrer Buchhaltung erfasst wird, ob sie abgeschrieben wird und wann Sie die Vorsteuer abziehen können, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Für dieses Gespräch hilft es zu wissen, dass ARENJA beim Ratenkauf eine Rechnung über den Gesamtbetrag mit dem Tag der Abnahme als Leistungszeitpunkt ausstellt; eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem den Zeitpunkt der Leistung nennen.

Ihr Budget im Überblick

• Gesamtbetrag laut Zahlungsplan (bei Raten gegebenenfalls mit Aufschlag) und gewählte Laufzeit
• Texte, Bilder und Rechtstexte: selbst liefern oder gesondert einplanen
• Domain auf den eigenen Namen, mit den Kosten bei Ihrem Domain-Anbieter
• Hosting und Wartung als eigene Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist laut Angebot
• Spielraum für den Beginn der Raten nach der Abnahme
• Im Verein: Entscheidung von Vorstand oder Mitgliederversammlung, Raten im Haushaltsplan